Auf der PVM-Tagung 2025 in Hameln präsentierte Prof. Dr. Axel Kalenborn ein 45-minütiges Kompaktbriefing zum Thema „Künstliche Intelligenz im Projektmanagement – Anwendungsfälle entlang des Projektmanagementzyklus”. Die Schulung vermittelte einen systematischen Überblick über den aktuellen Stand der KI-Unterstützung im Projektmanagement und bewertete, inwiefern moderne KI-Systeme konkrete Herausforderungen in der Projektpraxis adressieren können.

​​Ausgangslage und Forschungsansatz

Das Briefing thematisierte zunächst die Motivation für den KI-Einsatz im Projektmanagement. Erklärt wurde, dass Unternehmen mit erhöhter Dynamik, kürzeren Produktlebenszyklen und teilweise niedrigen Projekterfolgsquoten konfrontiert sind, während gleichzeitig der Digitalisierungsdruck durch Cloud Computing, Cybersecurity und Web3 zunimmt. Die zentrale Fragestellung lautete, ob KI eine Lösung für effektiveres Projektmanagement darstellt und wie sie konkret eingesetzt werden kann.

​Vorgestellt wurde ein systematischer Forschungsansatz mit vier Leitfragen: Können KI-Systeme, insbesondere Large Language Models (LLMs), Projektmanagement-Aufgaben übernehmen? Welche Vorteile und Herausforderungen ergeben sich? Welche KI-Systeme existieren und wie sollten sie im Projektmanagementzyklus eingesetzt werden? Sollen spezialisierte PM-Tools oder generalisierte LLMs verwendet werden?

​Problemidentifikation und Anforderungskatalog

Ein wesentlicher Teil der Schulung widmete sich der Analyse projektinterner und -externer Problemfaktoren. Zu den internen Faktoren zählten Planungsprobleme, schlechtes Anforderungsmanagement, unzureichendes Risikomanagement, unvollständige Projektüberwachung, Kommunikationsdefizite, bürokratischer Aufwand und Dokumentationsdefizite. Als externe Faktoren wurden Globalisierung, demographischer Wandel, Nachhaltigkeitsdruck und überbordende Regulatorik identifiziert.

​Daraus wurde ein Katalog von 14 funktionalen Anforderungen an KI-Unterstützung abgeleitet: Zeitplanung, Aufgabenerstellung, Ressourcen- und Kostenschätzung, Risikoerkennung, durchgängige Überwachung, dynamische Anpassung, automatisierte Kommunikation und Dokumentation, Übersetzungsfunktionen, Meetingkoordination, effizientes Recruiting, Schulung sowie Nachhaltigkeitsmanagement.

​Einordnung und Vorstellung von KI-Tools

Die Schulung präsentierte eine Klassifikation von KI-Tools nach Lahmann (2018) in vier Kategorien: Integration und Automatisierung (IA), virtuelle Assistenten (VA), lernendes PM (L) und autonomes PM (A). Systematisch wurden über 20 konkrete Tools vorgestellt, darunter Tom’s Planner für Gantt-Diagramme, Gamma für Präsentationserstellung, DeepL und Grammarly für Sprach- und Übersetzungsaufgaben, Clara und Fireflies.ai für Kommunikation und Meetingkoordination.

​Besonderes Augenmerk lag auf ganzheitlichen Plattformen wie Atlassian Jira, Asana und Monday, die umfassende KI-Funktionen für Workflow-Automatisierung, Smart Status Updates und AI-Agenten bieten. Im Bereich des lernenden Projektmanagements wurden Tools wie Forecast für prädiktive Analysen, Wrike für Risikoerkennung mittels Ampelsystem sowie Integrity Next und Sphera für Nachhaltigkeitsmanagement erläutert.

​Vergleich 2023 zu 2025 und neue Entwicklungen

Ein zentraler Erkenntnisgewinn der Schulung war der Vergleich der Tool-Landschaft zwischen 2023 und 2025. Während 2023 nur sechs von 14 Anforderungen vollständig abgedeckt werden konnten, sind es 2025 bereits neun Anforderungen. Besonders im Bereich Nachhaltigkeit, Schulung und Projektüberwachung gab es bedeutende Fortschritte.

​Neu thematisiert wurde die Unterscheidung zwischen cloudbasierten und lokalen LLMs. Lokale LLMs bieten höhere Datensicherheit und Unabhängigkeit, erfordern jedoch hohen Hardwarebedarf und eigene Wartung. Vorgestellt wurden Bibliotheken wie Ollama und Hugging Face sowie Tools wie RamaLama zur vereinfachten Installation lokaler Modelle.

​Praktische Anwendung: Prompting-Strategien

Die Schulung vermittelte praxisnahe Prompting-Strategien für die effektive Nutzung generalistischer Chatbots wie ChatGPT. Erklärt wurden Zero-Shot Prompting, Few-Shot Prompting, Chain-of-Thought Prompting, Role Prompting, Contextual Prompting, Interactive Prompting und Function Prompting. Anhand eines konkreten Beispiels – der Erstellung eines Gantt-Diagramms für ein Website-Projekt – wurde demonstriert, wie präzise Anforderungsformulierung und ausreichender Kontext zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen führen.

​Fazit und Bedeutung

Das Kompaktbriefing verdeutlichte, dass KI bereits heute wesentliche Bereiche des Projektmanagements unterstützen kann und das Potenzial zur Reduktion des Zeitaufwands für Routinearbeiten bietet. Gleichzeitig wurden Lücken identifiziert, insbesondere bei Ressourcen- und Kostenschätzungen sowie bei der automatisierten Anpassung. Als Herausforderungen wurden Widerstände gegen Veränderungen bestehender Prozesse und hohe Anfangsinvestitionen genannt.

​Die Bedeutung dieser Schulung liegt in der systematischen Aufarbeitung des rasanten Entwicklungstempos im Bereich KI für Projektmanagement. Sie befähigt Projektverantwortliche, fundierte Entscheidungen zwischen spezialisierten PM-Tools und großen LLMs zu treffen und zeigt konkrete Einsatzmöglichkeiten auf, die bereits heute die Projektarbeit effizienter gestalten können.

​​Über den Referenten

Prof. Dr. Axel Kalenborn studierte BWL an der Universität Trier, wo er danach in der Wirtschaftsinformatik promovierte und habilitierte. War viele Jahr in der IT selbständig und arbeitet seit 1993 an der Universität Trier. Seine Schwerpunkte liegen im Bereich der Angebotserstellung und Kalkulation von Software-Projekten sowie der Konzeption und Entwicklung internetbasierter Systeme.

Foliensatz

Der Foliensatz und Bilder sind auf der Veranstaltungsseite https://fg-wi-pm.gi.de/veranstaltung/post-agilitaet-resilienz-transformation einsehbar.

Über die Tagung PVM

Die PVM (Projektmanagement und Vorgehensmodelle) ist eine jährliche Fachtagung, die sich mit aktuellen Fragestellungen aus Praxis und Wissenschaft zum Stand der Vorgehensmodelle im Projektmanagement beschäftigt. Die Veranstaltung wird von den Fachgruppen Projektmanagement und Vorgehensmodelle der Gesellschaft für Informatik e.V. (GI) veranstaltet.

Die PVM bietet eine Plattform, auf der Experten, Wissenschaftler und Praktiker zusammenkommen, um neueste Forschungsergebnisse, innovative Ansätze und bewährte Vorgehensmodelle zu präsentieren und zu diskutieren. Das Programm umfasst wissenschaftliche Fachvorträge, die einem strengen Review-Prozess unterliegen, sowie Praxisberichte und einen Future-Track, der zukunftsweisende Thesen und Diskussionsbeiträge behandelt. Mit den Kompaktbriefings wird attraktives Schulungsprogramm zu aktuellen Fachthemen in die Tagung integriert.

Nähere Informationen zur PVM finden Sie auf der Webseite https://pvm-tagung.de

Über die Fachgruppe Projektmanagement
Die GI-Fachgruppe Projektmanagement bringt Experten aus Forschung, Lehre und Praxis zusammen, um aktuelle Fragestellungen, Methoden und Entwicklungen im IT-Projektmanagement zu diskutieren und voranzutreiben. Sie bietet eine Plattform für den Austausch von Wissen und Erfahrungen und fördert die Vernetzung von Fachleuten aus verschiedenen Branchen. Weitere Informationen zur Fachgruppe sowie Kontaktmöglichkeiten und Newsletter finden Sie auf der Webseite: https://fg-wi-pm.gi.de