Dokumentenqualität

Dokumentenqualität bezieht sich auf die Übereinstimmung von Dokumenten mit den Anforderungen und Standards, die für ihre Erstellung und Verwendung gelten. Dazu gehören zum Beispiel die Richtigkeit, Vollständigkeit, Klarheit, Struktur und Formatierung der Dokumente.

Eine hohe Dokumentenqualität ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt und verständlich sind und dass sie ihren Zweck erfüllen, z.B. Informationsvermittlung, Prozessdokumentation, Genehmigungen, etc.

Zielliste

  • Komplette Abdeckung des Projektinhalts; es wird nichts vergessen (Einbindung von allen Betroffenen)
  • Einhaltung des Zeitplans, indem nachträgliche und damit aufwändige Änderung von früheren Arbeitsergebnissen reduziert werden.
    (Etwa Vermeidung von Änderungen im Fachkonzept, wenn die Entwicklung bereits abgeschlossen ist.)
  • Einhaltung von Richtlinien und Standards
    (Nutzung gemeinsamer Templates für beispielsweise das Fachkonzept, damit Ergebnisse vergleichbar werden.)

Es gibt mehrere Methoden zur Überprüfung der Dokumentenqualität, z.B. die Durchführung von Reviews, die Verwendung von Checklisten oder die Anwendung von automatischen Tools. Dokumentenqualität wird oft in die Qualitätssicherungsprozesse eingebunden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse und Projektergebnisse ordnungsgemäß dokumentiert sind.

Zu prüfende Qualitätsmerkmale von Dokumenten:

Verständlichkeit

  • Dokumente sind verständlich, wenn sachkundige Leser den Inhalt des Dokumentes unter Berücksichtigung seines Zwecks verstehen können. Abkürzungen, Fachbegriffe werden ggf. in einem Glossar erläutert. Rechnen sie damit, dass ggf. externe/neue Mitarbeiter mit der Umsetzung betraut werden.

Genauigkeit

  • Dokumenteninhalte müssen mit ihren verbalen Aussagen und Beschreibungen ausreichend präzise sein, um den gewünschten Gebrauch sicherzustellen. Dies schließt implizite Anforderung oder Ungenauigkeiten aus (Begriffe wie „wie immer“, „meistens“, …).

Widerspruchsfreiheit

  • Nichtvorhandensein sich entgegenstehender Aussagen in Dokumenten. Die Anforderungen müssen den fachlichen und technische Gegebenheiten entsprechen, anderenfalls wird das falsche System beschrieben.

Aktualität

  • Aktualität ist gegeben, wenn die Inhalte von Dokumenten aktuell sind. Dies bedeutet, dass aktuelle Erkenntnisse an den richtigen Stellen nachzutragen und alle Betroffenen sind. Dies ist nach der ersten Abnahme nur durch ein geordnetes Änderungsmanagement möglich.

Identifizierbarkeit

  • Eindeutige Ansprechbarkeit der Teile von Dokumenten (einzelner Funktionalitäten), die Angaben zu einem abgegrenzten Sachverhalt machen. Eine Funktionalität soll möglichst an genau einer Stelle erläutert sein.

Konsistenz (Korrektheit)

  • Dokumente sind konsistent, wenn ihre Inhalte aufeinander abgestimmte Ziele und Realisierungswege verfolgen und die Beschreibung eines Dokumentes mit jeweils geltendem Zustand aller anderen Dokumente übereinstimmt. Dokumente sind korrekt, wenn der Inhalt objektiv korrekt ist.

Vollständigkeit

  • Vorhandensein der vollständigen Information in einem Dokument, die abhängig von seinem Verwendungszweck zur Behandlung seines Themas nach Umfang und Detaillierungsgrad notwendig ist. Offene Fragen sind während dem Erstellungsprozess auch im Dokument festzuhalten und eindeutig zu kennzeichnen (z.B. durch gelbe Markierung oder in einem Kapitel „offene Fragen“).
    Was nicht in der Fachspezifikation angefordert wird, wird nicht gebaut.
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