Prozessgruppen im Projektmanagement

Die einzelnen Methoden, die ein Projektmanager anwenden kann, sind jeweils eindeutig den neun Wissensgebieten zuzuordnen:

  • Integrationsmanagement
  • Inhalts- und Umfangsmanagement
  • Terminmanagement
  • Kostenmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Personalmanagement
  • Kommunikationsmanagement
  • Risikomanagement
  • Beschaffungsmanagement

 Die Zuordnung zwischen Projektprozess / Methode und Wissensgebiet basiert also auf dem Inhalt der jeweiligen Methode.
Selbstverständlich gehört zur erfolgreichen Durchführung eines Projektes noch mehr Wissen. Beispielsweise branchenspezifisches Wissen, Recht, IT-Wissen, allgemeinen Managementwissen usw. Dieses projektspezifische Wissen wird hier nicht näher betrachtet, um eine redundante Betrachtung zu vermeiden.

Mit der Frage, wann welche Methode anzuwenden ist, beschäftigt sich die Gruppierung der PM-Prozesse. Hierbei werden folgende fünf Prozessgruppen beschrieben:
1. Initiierung
2. Planung
3. Ausführung
4. Steuerung (im Sinne von Kontrolle/Messung)
5. Abschluss

Die fünf Prozessgruppen des Projektmanagements werden in jeder Projektphase verwendet.

Mit anderen Worten ist die Einordnung der Prozesse und Methoden in Prozessgruppen nur ein anderes Einordnungssystem als die Einordnung in Wissensgebiete. Welchen Zugang Sie wählen hängt letztendlich von den Zielen (Nachschlagen oder Lernen) ab – kennen und verstehen sollten Sie beide Systematiken.

Bevor die Inhalte der jeweiligen Prozessgruppen näher beschrieben werden, muss unbedingt noch der Zusammenhang zwischen den Projektphasen („iteratives Hinarbeiten“) und den Prozessgruppen aufgezeigt werden.
In der Regel werden in jeder Projektphase alle Projektmanagementprozessgruppen durchlaufen.
Diese Betrachtung ermöglicht die Trennung von PM-Prozessen und Projektprozessen.

Projektphasen beinhalten meist Aktivitäten aus allen fünf Prozessgruppen des Projektmanagement.

Die Grafik deutet diese Überlagerung an. Die einzelnen Projektmanagementprozesse werden mehr oder minder in (fast) jeder Projektphase angewendet. Werden beispielsweise die Planungsprozesse betrachtet, gibt es natürlich am Projektbeginn eine Gesamtplanung – diese ist jedoch auf einem groben Niveau. Da das Wissen über das Projekt mit der vergehenden Zeit zunimmt, macht es Sinn in jeder Projektphase eine
Detailplanung für die jeweilige Projektphase durchzuführen. Ähnlich verhält es sich mit dem Initiierungsprozess: es gibt bei Projektbeginn, je nach Projekt- oder Unternehmenskultur eine Projektinitiierung. Dies wird oft durch Kickoff Meeting, Projektstartworkshop oder ähnliche Events zum Ausdruck gebracht. Des Weiteren macht es jedoch Sinn vor jeder neuen Projektphase einen Phasenkickoff durchzuführen, um das Team und die anderen Stakeholder auf die jeweiligen Erfordernisse der neuen Projektphase aufmerksam zu machen.
Eine wichtige Aufgabe des Projektmanagers ist die Feststellung, welche der Projektmanagementprozesse tatsächlich in der notwendigen Projektphase anzuwenden sind.
Beispielsweise wird das Beschaffungsmanagement hauptsächlich zu Projektanfang laufen und in späteren Projektphasen nur noch punktuell (z.B. bei Krankheitsfällen oder anderen Personalengpässen) relevant sein. Daher liefert der Werkzeugkasten für Projektleiter eine Reihe von Werkzeugen, welche in den Wissensgebieten beschrieben werden.
Es sind sog. Vorgehensmodelle im Umlauf, welche versuchen diese Schwierigkeit zu mindern, indem Sie, vorschreiben, wann welche Projektmanagementprozesse durchzuführen sind. Dies funktioniert meist nur in einem engen Rahmen einer bestimmten Projektart.

Was bedeuten die Prozessgruppen? Erläuterung der Projektmanagement-Prozessgruppen

Prozessgruppe Initiierung

In der Prozessgruppe Initiierung steht der Initiierungsprozess. Er wird zum Projektstart und dann wieder zum Start jeder Projektphase durchlaufen.
Wichtige Ziele der Initiierung sind:

  • Verteilung der notwendigen Informationen, damit wir von Anfang an effektiv/effizient arbeiten
  • Nachlässigkeiten in frühen Projektphasen führen später zu (teuren) Schwierigkeiten, daher werden die Ziele und die Arbeitsweise der jeweiligen Projektphase geklärt
  • Die Informationen über das Projekt werden ausgetauscht und unter den Stakeholdern angeglichen
  • Das Projekt, bzw. die nächste Projektphase wird in allen Teilen und Zusammenhängen betrachtet (nicht in allen Details)

Es soll eine Übereinstimmung aller Beteiligten zu allen Fragen möglichst früh erreicht werden.
Wie bei allen Prozessgruppen wiederholen sich die Prozesse und interagieren miteinander. Die sequentielle Darstellung ist eine Vereinfachung.

Prozessgruppe Ausführung

Unter Ausführung versteht man die Koordination der Mitarbeiter und anderer Ressourcen und deren Zuordnung zu den Vorgängen im Projektplan, damit das Projektziel erreicht wird. Hierzu gehören Prozesse, wie die Arbeitspaketfreigabe.
Unterstützt wird die Ausführung von Hilfsprozessen, wie Qualitätssicherung, Informationswesen, Teamentwicklung oder Lieferantenauswahl, usw

Prozessgruppe Planung

Unter Planung werden alle Prozessschritte zur Planung des Projekts oder zur Detailierung der jeweilig Projektphase zusammengefasst. Ggf. werden Handlungsalternativen geprüft und ausgewählt.
Die wichtigsten Projektmanagementprozesse in der Prozessgruppe Planung sind:

  • Planung Inhalt und Umfang
  • Definition Inhalt und Umfang
  • Definition der Vorgänge
  • Festlegen der Vorgangsfolgen
  • Einsatzmittelbedarfsplanung
  • Schätzung der Vorgangsdauern
  • Kostenschätzung
  • Risikomanagementplanung
  • Entwicklung des Terminplans
  • Kostenplanung
  • Zusammenstellung des Projektplans

Hierzu gibt es noch eine Reihe von Hilfsprozessen, wie Qualitätsplanung, Beschaffungsplanung, usw.

Da wir allen Aktivitäten der Qualitätssicherung ein hohes Maß an Bedeutung beimessen, wärend hier beispielsweise die Qualitätsplanung als Hilfsprozess genannt wird haben wir bei pmqs.de einen eigenen Abschnitt Qualitätssicherung geschaffen, um eben diese Bedeutung zu betonen.

Prozessgruppe Steuerung

Diese Prozessgruppe beschäftigt sich mit der kontinuierlichen Überwachung der Zielerreichung im Projekt. Interessanterweise wäre das englischsprachige „control processes“ in der deutschen PMBOK Guide version Besser als „Kontrolle“ anstatt als Steuerung übersetzt worden. (Was wörtlich gesehen natürlich falsch gewesen wäre.) In der Prozessgruppe Steuerung gibt es zwei Hauptprozesse:

  • Berichtswesen, zur Sammlung und Verteilung (Stakeholderorientierung!) der Projektleistung und
  • die integrierte Änderungssteuerung, um die Änderungen zu koordinieren (im deutschsprachigen Raum auch bekannt als Change Request Prozess)

Die Hauptprozesse werden durch eine Vielzahl von Hilfsprozessen unterstützt; dazu gehören Abnahmeprozesse für Anforderungen und andere Ergebnistypen, Änderungsüberwachung (Change Request Management), Termin- und Kostensteuerung und Risikoüberwachung.

Prozessgruppe Abschluss

Die abschließenden Prozesse beschäftigen sich mit

  • Vertragsbeendigung und
  • dem administrativen Abschluss des Projekts.

Bei ersterem muss dafür gesorgt werden, dass die Abnahme des Projektprodukts erfolgt und die Verträge ordentlich beendet werden können und bezahlt werden, usw. werden.

Beim administrativen Abschluss geht es um die interne Beendigung des Projekts im Unternehmen. Hierzu gehören Abschlussbericht, Lessons Learned Workshops und – nach PMI ganz wichtig – die Befüllung der „Datenbank mit historischen Projektdaten“, um das erworbe Wissen auch zukünftigen Projekten (und Projektmanagern) zur Verfügung zu stellen.

Zusammenfassung

Das PMI Projektmanagementsystem strukturiert sich nach fünf Prozessgruppen

  • Initiierung,
  • Planung,
  • Steuerung/Kontrolle,
  • Ausführung und
  • Abschluss.

 Sie werden jeweils für das Gesamtprojekt und für jede wesentliche Projektphase mehr oder minder vollständig durchlaufen werden.

Die fünf Prozessgruppen des Projektmanagements werden in jeder Projektphase verwendet.

Die Einzelprozesse der fünf Prozessgruppen werden im PMBOK Guide (A Guide to the Projectmanagement Body of Knowledge) erläutert. Dabei werden jeweils Eingangsdokumente, Methoden und Werkzeuge und die Ergebnisse beschrieben.
Die Einzelprozesse können den neun Wissensgebieten zugeordnet werden, die im Folgenden beschrieben werden. Da im PMBOK Guide die meisten Werkzeuge nur genannt, aber nicht näher beschrieben werden, besteht die Notwendigkeit sein Methodenwissen aus zusätzlichen Quellen zu speisen.