Wie kann man ein Projekt steuern? Steuergrößen im Projekt

Es gibt drei Steuergrößen in Projekten, die in engem Zusammenhang stehen. Diese werden im sog. magische Dreieck verdeutlicht:

  • Termine (time),
  • Kosten (budget) und
  • Inhalt- und Umfang (scope).
Das magische Dreieck bildet die Steuergrößen für ein Projekt.

Diese drei Steuergrößen beschreiben den Status eines Projekts und definieren am Ende auch den Projekterfolg.

Der Projektmanager klärt zu Anfang eines Projekts im Rahmen der Auftragsklärung immer diese drei Größen und welche die Prioritätsreihenfolge diese Größen beim Auftraggeber haben. (Also ist z.B. Die Einhaltung des Termins wichtiger als die Kosten, weil das Produkt schon im Markt angekündigt wurde.)

Die eindeutige Beschreibung von Inhalt- und Umfang (und abgrenzend vom Nicht-Umfang), die geplanten Kosten und der Fertigstellungszeitpunkt der Teilprodukte werden im Projektauftrag festgehalten und von Auftragnehmer und Auftraggeber abgezeichnet.

Wenn es im Projektverlauf zu Veränderungen kommt (es wird zu Veränderungen kommen!), bereitet der Projektmanager dem Auftraggeber Entscheidungsvorlagen vor, welche die Prioritäts-Reihenfolge beachten. Diese Änderungen kommen in der Regel durch Änderungsanforderungen des Auftraggebers, veränderte Rahmenbedingungen oder dem Eintreten von Risiken zu Stande.

In Firmen deren Organisationsform Ressourcenkonflikte nahelegt (z.B. Matrixorganisation) wird manchmal eine vierte Steuergröße Personal beschrieben. Auch wenn Personal sonst ein Teil der Kosten ist (eben Personalkosten), kann es für ein Projekt entscheidend sein, bestimmte Personen im Projekt zu haben. Dann sollte dies explizit beschrieben sein.

Wird eine dieser Größen verändert, so hat dies im Projekt auf mindestens eine der beiden anderen Seiten des Dreiecks eine Auswirkung.

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Wie wendet man das magische Dreieck an? Anwendung des magischen Dreiecks im Projektmanagement

Stellen Sie sich vor, kurz nach Projektstart wird der Endtermin vom Auftraggeber signifikant nach vorne verlegt. Die für das Projekt verfügbare Zeit verkürzt sich. Das magische Dreieck zeigt, was passiert.

Wird eine Seite des magischen Dreiecks verlängert oder verkürzt, dann wirkt sich das auch die anderen Seiten aus.

Wird eine Seite des magischen Dreiecks verlängert oder verkürzt, dann wirkt sich das auch die anderen Seiten aus.

Wird hier die Zeit verkürzt, wird dies entweder auf die Kosten oder/und auf den Inhalt (bzw. Qualität) Einfluss haben: Der Projektmanager könnte in Absprache mit den Stakeholdern den Projektumfang kürzen. Ist dies nicht erwünscht, kann der Projektmanager prüfen, ob er durch Parallelisierung und zusätzliches Personal den Inhalt- und Umfang in der verkürzten Zeit umsetzen kann. Hierdurch sind die Kosten betroffen, da ein Mehr an Personal auch immer bedeutet, dass mehr Koordinationsaufwände entstehen.

Der Projektmanager hat die Aufgabe, den Stakeholdern die Auswirkungen der Zeitkürzung aufzuzeigen: Denn die Reaktion auf die Zeitkürzung kann nur mit den Stakeholdern getroffen werden, um das Projekt nicht zu einem Misserfolg zu machen.

Der fachliche Auftraggeber wird eine Kürzung des Umfangs vermeiden wollen, die Controlling-Abteilung des Auftraggebers wird dagegen eine Kostenerhöhung vermeiden wollen. Die Reduktion der Qualität des Projektergebnisses wird bei den Kunden auch selten Zustimmung finden.