Am 03.12.2024 fand in der Community of Practice Projektmanagement (CoP-PM) eine aufschlussreiche Veranstaltung zum Thema „Externe Abhängigkeiten im Projekt managen“ statt. Unter der Leitung von Marcel Krummenauer diskutierten Projektleiter und Projektmanagement-Enthusiasten, wie man externe Abhängigkeiten effektiv identifizieren, klassifizieren und managen kann, um den Projekterfolg zu sichern. Insbesondere für agile Organisationen ist das Management externer Abhängigkeiten von großer Bedeutung, da agile Methoden oft kein formelles Abhängigkeitsmanagement vorsehen, was dazu führen kann, dass kritische externe Faktoren übersehen werden; ein gezielter Umgang mit diesen Abhängigkeiten ist daher entscheidend, um die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit der Teams zu gewährleisten und den Projekterfolg nicht zu gefährden.
In der Eröffnungsrunde wurde die Definition externer Abhängigkeiten erläutert. Krummenauer stellte klar, dass externe Abhängigkeiten Aktivitäten sind, die außerhalb des Einflussbereichs des Projektteams liegen, jedoch für den Fortschritt des Projekts unerlässlich sind. Diese können sowohl zwingend erforderlich als auch freiwillig gewählt sein. Ein Beispiel hierfür ist die Abhängigkeit von Zulieferern, deren Leistungen für den Projektzeitplan entscheidend sind.
Ein zentrales Thema der Diskussion war die Identifikation externer Abhängigkeiten, die idealerweise bereits vor Projektstart erfolgen sollte. Die Teilnehmer erörterten verschiedene Methoden zur Identifikation, darunter holistische Ansätze, wie z.B. SWOT- und PESTEL-Analysen sowie anforderungs- oder abhängigkeitsspezifische Ansätze, wie z.B. strukturierte Stakeholder- und Experteninterviews. Diese Techniken helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und präventiv zu handeln, anstatt erst im Krisenfall zu reagieren.
Die Klassifikation von Abhängigkeiten stellte einen weiteren wichtigen Punkt dar. Die Teilnehmer lernten, zwischen Abhängigkeiten innerhalb und außerhalb des Projekts sowie zwischen solchen im Unternehmen und externen Abhängigkeiten zu unterscheiden. Diese Klassifikation ist eng mit der Risikoanalyse verknüpft und ermöglicht es, die Einflussmöglichkeiten des Projekts oder Unternehmens auf die jeweiligen Abhängigkeiten zu bewerten.
Ein effektives Management externer Abhängigkeiten erfordert eine sorgfältige Dokumentation. Hierbei wurden der Dependency-Log und die Dependency-Matrix als nützliche Werkzeuge vorgestellt. Im Dependency-Log werden relevante Informationen zu jeder Abhängigkeit festgehalten, darunter die Beschreibung, betroffene Anforderungen, Einfluss auf das Projekt sowie der Status und die Verantwortlichkeiten. Die Dependency-Matrix hingegen bietet eine visuelle Darstellung der Abhängigkeiten und deren Auswirkungen, was die Kommunikation und das Management innerhalb des Projektteams erleichtert.
Abgerundet wurde die Veranstaltung durch den Austausch über die Notwendigkeit regelmäßiger Meetings, um die Daten und Maßnahmen aktuell zu halten, sowie durch die Empfehlung, stets ein Auge auf externe Entwicklungen wie gesetzliche Änderungen oder Markttrends zu haben.
Für weitere Informationen und den Foliensatz besuchen Sie bitte unsere Webseite https://fg-wi-pm.gi.de/veranstaltung/externe-abhaengigkeiten-im-projekt-managen
Marcel Krummenauer, IT Business Analyst bei New England Biolabs | Internet Governance Enthusiast
Marcel Krummenauer hat einen Background in Informatik und hat seinen Master of Science an der FOM Hochschule für Oekonomie & Management erhalten. Er ist seit vielen Jahren als IT Business Analyst bei der New England Biolabs GmbH im Kontext Biotechnolgieforschung tätig. Nebenbei ist er über die Gesellschaft für Informatik beim Thema Internet Governance sehr aktiv tätig.
Community of Practice Projektmanagement
Die Community of Practice Projektmanagement bietet eine wertvolle Plattform für den Austausch von Wissen und Erfahrungen im Bereich Projektmanagement. Monatlich treffen sich Mitglieder der Fachgruppe PM der Gesellschaft für Informatik, um aktuelle Themen zu diskutieren und bewährte Praktiken zu teilen. Die Teilnahme an diesen Veranstaltungen fördert nicht nur das individuelle Projektmanagement-Know-how, sondern auch die Vernetzung innerhalb der Projektmanagement-Community. Interessierte können sich über die Warteliste anmelden und Teil dieser dynamischen Gemeinschaft werden.