Am 23. September 2025 fand in Frankfurt/Main ein weiteres Treffen der „Community of Practice Projektmanagement“ der Gesellschaft für Informatik e.V. statt. Thema der Veranstaltung war „Aufwandsschätzungen in IT-Projekten“, präsentiert von Michael Schmitt, Senior Project Manager bei der attempto GmbH & Co. KG. Schmitt verantwortet dort Kundenprojekte im Banken- und Finanzdienstleistungsumfeld, insbesondere im Bereich der IT-Umsetzung regulatorischer Anforderungen im Wertpapierbereich. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in IT und Projektmanagement brachte er fundiertes Praxiswissen in die Sitzung ein.
Die Veranstaltung begann mit einer Einführung in die hohe Bedeutung zuverlässiger Aufwandsschätzungen als Grundlage für Budgetierung, Terminierung, Ressourcenallokation und Stakeholder-Management. Anhand prominenter Beispiele großer öffentlicher und privater IT-Projekte, bei denen die tatsächlichen Kosten oft die geplanten bei weitem überstiegen, wurde verdeutlicht, welche Folgen fehlerhafte Schätzungen haben können – etwa Kostenexplosionen, Vertrauensverlust und negative Auswirkungen auf weitere Projekte.
Michael Schmitt erläuterte grundlegende Begriffe wie Projektkosten (Personalkosten, Materialkosten, Fremdleistungen, Betriebsmittel, Reise- und Sachkosten) und Aufwand (Arbeitszeit in Personentagen) und zeigte auf, wie diese miteinander in Beziehung stehen. Er ging zudem auf gängige Methoden der Aufwandsschätzung ein und erläuterte deren jeweilige Vor- und Nachteile.
Während der Veranstaltung wurde eine Umfrage unter den Teilnehmenden durchgeführt, die eine bemerkenswerte Vielfalt an genutzten Aufwandsschätzverfahren offenbarte. Viele Teilnehmer berichteten, dass sie in ihren Projekten hauptsächlich auf traditionelle Expertenschätzungen setzen, bei denen erfahrene Fachleute anhand ihrer bisherigen Projekterfahrungen den Aufwand bewerten. So wurde beispielsweise mehrfach die PERT-Methode genannt, bei der Best-Case- und Worst-Case-Annahmen getroffen und konsolidiert werden, um möglichst realistische Schätzungen zu erzielen. Einige Teilnehmer berichteten außerdem von der Nutzung parametrischer Modelle, die mathematische Formeln auf Basis quantitativer Projektdaten wie Funktionsumfang oder Komplexität verwenden – etwa die Function-Point- oder COCOMO-Methode. Die Nutzung dieser Modelle erschien als anspruchsvoll, da sie hohe Anforderungen an eine korrekte Anwendung stellen. Besonders spannend empfanden viele die Diskussion über den Einsatz datengetriebener Verfahren wie Machine Learning. Diese Methoden analysieren historische Projektdaten, erkennen Muster und ermöglichen Vorhersagen über den zukünftigen Aufwand. Echte Anwendungen sind jedoch oft schwierig, weil eine geeignete Datenlage häufig nicht vorhanden ist. Ein praktisches Beispiel aus dem Finanzdienstleistungsumfeld zeigte, wie solche Algorithmen Frühwarnungen für Budgetüberschreitungen liefern können. Es wurde jedoch betont, dass diese modernen Verfahren insgesamt hohe Datenqualität voraussetzen und nicht in jedem Projektkontext sinnvoll einsetzbar sind. Schließlich tauschten sich die Teilnehmenden über agile Schätzmethoden wie Planning Poker aus, die vor allem in kollaborativen Teams zur Förderung von Konsens und Transparenz genutzt werden. Insgesamt wurde deutlich, dass die Auswahl der Methode oft projektabhängig ist und häufig eine Kombination verschiedener Verfahren zum Einsatz kommt, um Unsicherheiten zu reduzieren und ein belastbares Erwartungsmanagement zu ermöglichen.
Michael Schmitt präsentierte die klassischen Verfahren – COCOMO, Function-Point-Methode sowie Three-Point-Estimation (PERT) – im Detail und erläuterte deren Anwendungsgebiete sowie die erforderlichen Daten und Kenntnisse.
Besonderes Augenmerk legte er auf moderne Methoden zur Nutzung historischer Projektdaten und KI-basierte Ansätze, die in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen haben. Diese datengetriebenen Verfahren ermöglichen objektivere und oft genauere Prognosen, benötigen jedoch eine solide Datenbasis und gelten mitunter als „Black Box“, wenn die Erklärbarkeit der Resultate eingeschränkt ist.
Im praktischen Teil stellte Schmitt kollaborative Schätzverfahren vor, die insbesondere in agilen Umgebungen verbreitet sind – etwa Schätzklausur, Planning Poker und T-Shirt-Sizing. Diese Methoden fördern den Erfahrungsaustausch im Team, erhöhen die Akzeptanz der Schätzungen und ermöglichen die Einbeziehung unterschiedlicher Perspektiven. Allerdings wurde auch auf Risiken wie Gruppendenken und subjektive Verzerrungen hingewiesen.
Michael Schmitt gab abschließend Handlungsempfehlungen, welche Methoden sich in welchem Projektstadium und Kontext besonders eignen: Grobe Schätzungen mittels T-Shirt-Sizes und Planning Poker in frühen Phasen, detailliertere Schätzungen mit Three-Point-Estimations und Function Points vor der Umsetzung sowie innovative ML-Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung der Prognosen durch Projektcontrolling.
Die anwesenden Experten diskutierten lebhaft über ihre Erfahrungen mit Aufwandsschätzungen, berichteten von Herausforderungen in der Praxis und tauschten bewährte Erfolgsfaktoren aus. Insgesamt wurde klar, dass es keine universelle Methode gibt, sondern meist ein Mix verschiedener Techniken genutzt wird, angepasst an Projektart, Branche, verfügbare Daten und Teamkultur.
Das Treffen bot eine wertvolle Plattform, um fundiertes Wissen zu Aufwandsschätzungen praxisnah zu vermitteln und den Erfahrungsaustausch innerhalb der Projektmanagement-Community zu fördern. Die Veranstaltungsreihe der Community of Practice Projektmanagement findet regelmäßig statt und richtet sich an Fachleute, die ihr Knowhow erweitern und von bewährten Praktiken profitieren möchten. Informationen zur Anmeldung sind auf der Webseite der Fachgruppe Projektmanagement der Gesellschaft für Informatik e.V. verfügbar: https://fg-wi-pm.gi.de/fachgruppe/community-of-practice-projektmanagement