Die Vielzahl an verfügbaren Projektmanagement-Tools zeigt, dass es keine universelle Lösung für alle Anwendungsfälle gibt. Während einige Systeme mit umfangreichen Funktionen für komplexe Unternehmensumgebungen überzeugen, punkten andere mit einfacher Bedienbarkeit oder einer klaren Spezialisierung auf agile Methoden. Ebenso ist der Unterschied zwischen Open-Source- und kommerziellen Lösungen ein entscheidender Faktor, abhängig von Budget, technischer Infrastruktur und gewünschter Flexibilität.

Für die Auswahl empfiehlt es sich, strukturiert vorzugehen:

1. Anforderungen definieren – Welche Projektarten (klassisch, agil, hybrid) sollen unterstützt werden? Benötigt wird Einzelprojekt- oder Multiprojektmanagement?
2. Kernfunktionen priorisieren – Zeitplanung, Ressourcenmanagement, Budgetierung, Kollaboration, Schnittstellen zu anderen Systemen.
3. Rahmenbedingungen klären – Soll die Lösung als SaaS genutzt oder selbst betrieben werden? Wie wichtig sind Datenschutz und Datenhoheit?
4. Markt sondieren und Vorauswahl treffen – 2–4 passende Tools anhand von Testversionen oder Demos vergleichen.
5. Pilotprojekt durchführen – Ein begrenztes Projekt mit der bevorzugten Lösung testen, um Praxistauglichkeit und Akzeptanz im Team zu prüfen.

Die Entscheidung sollte nicht nur auf dem Funktionsumfang beruhen, sondern auch auf Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und Kosten über den gesamten Lebenszyklus. Ein bewusst schrittweises Vorgehen erhöht die Wahrscheinlichkeit, das passende Werkzeug für die eigenen Anforderungen zu finden.