Am Ende eines jeden Projekts oder am Ende einer Projektphase in sehr großen Projekten sollte ein Lessons Learned Workshop mit dem Projektteam durchgeführt werden. Es ist völlig klar, dass die Wahrnehmung des Projektleiters durch seine eigene Weltsicht eingeschränkt ist. Daher ist es wichtig, die Erfahrungen und Ideen des Projektteams abzuholen und zu verwerten.

Lessons Learned ist definiert als die schriftliche Aufzeichnung und das systematische Sammeln, Bewerten und Verdichten von Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweisen, Fehlern und Risiken aus Projekten. Die beiliegende Unterlage hilft, einen solchen Workshop auf einfache Weise durchzuführen.

Lessons Learned kann auch ein Teil der Projektabschlussdokumentation sein, ist es oft aber nicht, weil teils kritische Anmerkungen gemacht werden. Hier muss der Projektleiter mit Augenmaß vorgehen! Es vorteilhaft, zu Beginn eines neuen Projektes das Beachten der Lessons Learned vorangegangener Projekte (oder einer relevanten Auswahl davon) durchzuführen.