Am 20. Mai 2025 fand in Frankfurt/Main ein Treffen der „Community of Practice Projektmanagement“ (CoPM) statt. Thema der Sitzung war: „Planungstools im Vergleich“, präsentiert von Vanessa Forst.
Die Veranstaltung verfolgte das Ziel, einen Überblick über verschiedene digitale Planungstools zu geben und deren Eignung für unterschiedliche Anwendungsfälle im Projektmanagement zu diskutieren. Im Fokus standen Herausforderungen in der Projektplanung sowie ein strukturierter Vergleich gängiger Tools.
1. Relevanz guter Planungstools
Zu Beginn wurden klassische Probleme in der Projektplanung thematisiert – etwa fehlender Überblick über Zeit- und Ressourcenplanung, unklare Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten, verpasste Deadlines sowie mangelnde Transparenz im Aufgabenstatus. Planungstools können hier Abhilfe schaffen und helfen, Übersicht und Steuerbarkeit in Projekte zu bringen.
2. Definition
Digitale Planungstools wurden definiert als Softwarelösungen zur Unterstützung und Optimierung von Planungsprozessen. Im Speziellen helfen Projektplanungstools dabei, Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne zu strukturieren, zu organisieren und zu überwachen. Sie stellen Terminlogiken, Strukturen und Ansichten zur Verfügung, die Planungsmethoden digital abbilden.
3. Einsatzszenarien und Diskussion
Anhand typischer Use Cases wurde aufgezeigt, dass je nach Anwendungsfall unterschiedliche Tools geeignet sind – etwa für persönliche Tagesplanung, Teamarbeit oder komplexe Projektsteuerung. Die Teilnehmer diskutierten hier intensiv, wofür und warum bestimmte Tools eingesetzt werden.
Besonders hervorgehoben wurde das Kriterium der Benutzbarkeit. Ein Planungstool entfaltet nur dann seinen Nutzen, wenn es auch tatsächlich von allen Beteiligten verwendet werden kann. Schwierigkeiten wie eine komplexe Bedienoberfläche oder fehlende Lizenzen führen in der Praxis oft dazu, dass zentrale Informationen nicht eingesehen oder gepflegt werden können. Die Teilnehmer berichteten von konkreten Herausforderungen aus ihren laufenden Projekten. Besonders häufig wurden Schwierigkeiten bei der Ressourcenplanung von Teilzeitmitarbeitenden genannt – etwa die präzise Abbildung von Verfügbarkeiten bei 60%-Stellen oder wechselnden Arbeitszeiten. Viele Tools erlauben nur grobe Kapazitätszuweisungen, was die realistische Planung erschwert oder auf der anderen Seite einen hohen Administrations- und Pflegeaufwand hervorruft.
Auch die Parallelisierung von Aufgaben stellte sich in mehreren Beispielen als problematisch dar – z. B. wenn ein Teammitglied gleichzeitig in mehreren Projekten aktiv ist oder operative Tätigkeiten parallel zu Projektaufgaben erledigen muss. Hier stößt die klassische Aufgabenplanung in Gantt-Diagrammen oder Kanban-Boards schnell an Grenzen.
Weitere genannte Beispiele waren etwa:
- Schwierigkeiten beim Nachverfolgen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben über Projektgrenzen hinweg
- Mangelnde Unterstützung für rollierende Planung, z. B. bei sich ständig ändernden Prioritäten im agilen Umfeld
- Eingeschränkte Visualisierung von Ressourcenüberlastungen auf Wochen- oder Tagesebene
Diese Beispiele verdeutlichen, dass viele Tools zwar funktional umfangreich sind, jedoch in der alltäglichen Anwendung an ihre Grenzen stoßen – vor allem dann, wenn sie nicht exakt zum jeweiligen Projektkontext passen.
Zudem wurde auf sogenannte PPM-Tools (Projektportfolio-Management-Tools) hingewiesen, die von den PMOs (Project Management Offices) vieler Unternehmen zentral vorgegeben werden. Diese sind oft nicht für operative Planungsaktivitäten geeignet, aber dennoch als verbindliches Medium zur Dokumentation erforderlich – etwa für unternehmensweites Budgetcontrolling oder zentrales Projekt-Reporting.
4. Vergleich gängiger Tools anhand definierter Kriterien
Es wurden verschiedene Tools wie Microsoft Project, Asana, Trello, Monday und Click-Up vorgestellt und systematisch verglichen. Die Bewertung erfolgte entlang mehrerer Kriterien:
- Funktionsumfang: z. B. Aufgabenmanagement, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Zeiterfassung, Reportingfunktionen.
- Benutzerfreundlichkeit: intuitive Bedienung, visuelle Gestaltung, Lernkurve, mobile Nutzbarkeit.
- Integration: Anschlussfähigkeit an E-Mail, Kalender, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace etc.
- Kosten: Preis-Leistungs-Verhältnis, verfügbare Freemium-Modelle, Lizenzstruktur.
- Skalierbarkeit: Eignung für Einzelpersonen, kleine Teams oder größere Organisationen.
Die Diskussion verdeutlichte, dass die Bedeutung einzelner Kriterien stark vom jeweiligen Anwendungsfall abhängt. Für kleine Teams in agilen Projekten steht z. B. eine einfache Bedienung und visuelle Übersicht im Vordergrund (z. B. bei Trello oder Monday). Für größere, formalere Projekte mit starker Abhängigkeit zu Unternehmensstrukturen sind hingegen Aspekte wie Integration in bestehende IT-Landschaften oder Berichtslogiken entscheidend (z. B. bei Microsoft Project).
5. Fazit (Conclusio)
Es wurde deutlich, dass es keine universell „beste“ Lösung gibt. Die Wahl eines geeigneten Tools hängt stark von individuellen Anforderungen, der Projektart, Teamgröße und dem verfügbaren Budget ab. Ein besonders wichtiger Aspekt ist der Fokus auf die wirklich notwendigen Funktionen sowie die praktische Erprobung mittels Testversionen, um Usability und Passung zur eigenen Arbeitsweise bewerten zu können.
Der Foliensatz der Veranstaltung steht auf der Veranstaltungsseite bereit: https://fg-wi-pm.gi.de/veranstaltung/planungstools-im-vergleich
Community of Practice Projektmanagement
Die Community of Practice Projektmanagement bietet eine Plattform für den Austausch von Wissen und Erfahrungen im Bereich Projektmanagement. Monatlich treffen sich Mitglieder der Fachgruppe PM der Gesellschaft für Informatik, um aktuelle Themen zu diskutieren und bewährte Praktiken zu teilen. Die Teilnahme an diesen Veranstaltungen fördert nicht nur das individuelle Projektmanagement-Know-how, sondern auch die Vernetzung innerhalb der Projektmanagement-Community. Interessierte können mit den Veranstaltern Kontakt aufnehmen. Nähere Informationen finden Sie unter https://fg-wi-pm.gi.de/fachgruppe/community-of-practice-projektmanagement