Was ist ein Projekthandbuch?

Ein Projekthandbuch beschreibt alle erforderlichen Standards, Vorgaben und Regelungen, die für ein spezifisches Projekt gelten. Es dient als zentraler Leitfaden für alle Beteiligten und sorgt dafür, dass alle Prozesse und Methoden im Projekt klar definiert und einheitlich umgesetzt werden. Ein Projekthandbuch ist laut DIN 69905 eine Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts relevant sind.

Im Unterschied zum Projektmanagementhandbuch, das allgemeine Verfahren und Methoden für alle Projekte eines Unternehmens beschreibt, enthält das Projekthandbuch spezifische Informationen und Regelungen, die nur für das aktuelle Projekt von Bedeutung sind. Es stellt somit sicher, dass die im Projektmanagementhandbuch festgelegten Verfahren konkret auf das Projekt angewendet werden.

Merkmale eines Projekthandbuchs:

• Spezifisch und fokussiert: Ein Projekthandbuch enthält nur die für das jeweilige Projekt relevanten Informationen und vermeidet unnötige Wiederholungen von allgemeinen Standards.
• Leitfaden für Projektbeteiligte: Es dient allen Projektbeteiligten als Referenz und bietet einen klaren Überblick über die Projektziele, Verantwortlichkeiten und die Methoden, die angewendet werden.
• Abgrenzung zur Projektdokumentation: Das Projekthandbuch enthält nicht alle Details, die in der Projektdokumentation zu finden sind, sondern fokussiert sich auf die wesentlichen organisatorischen und methodischen Aspekte des Projekts.

Typische Inhalte eines Projekthandbuchs:

1. Zu erreichende Projektziele: Eine klare Definition der Projektziele, die die Grundlage für die Projektdurchführung und -bewertung bilden.
2. Verantwortlichkeiten und Mitarbeiter im Projekt: Auflistung der Projektbeteiligten mit Kontaktdaten und deren spezifischen Aufgaben und Verantwortungen im Projekt.
3. Projektbeteiligte und Stakeholder: Identifikation aller relevanten Stakeholder und ihrer Rolle im Projekt.
4. Standards, Normen und Richtlinien: Die im Projekt zu beachtenden Standards und Normen, z.B. im Hinblick auf Qualität, Sicherheit oder gesetzliche Vorgaben.
5. Inhaltliches Rahmenkonzept: Eine übersichtliche Struktur für das Projekt, die den thematischen Fokus und die wesentlichen Rahmenbedingungen beschreibt.
6. Festlegungen zum Berichtswesen: Vorgaben zum Reporting, z.B. die Form und Häufigkeit von Statusberichten, Meilenstein-Reviews oder Risikomanagement-Berichten.
7. Festlegungen für die Projektdokumentation: Regeln zur Dokumentation von Projektfortschritten, Entscheidungen und Ergebnissen, z.B. welche Dokumente zu erstellen sind und wie diese gespeichert oder archiviert werden.
8. Festlegungen zur Projektkommunikation: Die Kommunikationswege und -methoden innerhalb des Projekts, z.B. regelmäßige Meetings, Protokollierung von Ergebnissen oder Teamkommunikationsplattformen.
9. Informationen zur eingesetzten Tools: Informationen zu den Werkzeugen oder Softwarelösungen, die im Projekt verwendet werden, z.B. für Anforderungsmanagement, Testing, Teamarbeit oder Dokumentenmanagement.

Vorteile eines Projekthandbuchs:

• Klarheit und Struktur: Das Projekthandbuch bietet allen Beteiligten eine klare Struktur und einen einfachen Zugang zu den wichtigsten Projektinformationen.
• Effizienz: Durch die standardisierten Regelungen wird der Arbeitsaufwand reduziert, da alle Beteiligten auf die gleichen Informationen zugreifen und sich auf die festgelegten Prozesse verlassen können.
• Konfliktvermeidung: Da alle relevanten Informationen und Regelungen schriftlich festgehalten sind, können Missverständnisse und Konflikte zwischen den Projektbeteiligten vermieden werden.
• Referenzdokument: Das Projekthandbuch dient als wichtiges Referenzdokument, das bei Unklarheiten oder unterschiedlichen Standpunkten zwischen Auftraggeber und Projektteam konsultiert werden kann.

Nachteile eines Projekthandbuchs:

• Bürokratie: Ein zu detailliertes Projekthandbuch kann den Administrationsaufwand erhöhen und das Projekt mit unnötiger Bürokratie belasten.
• Nicht flexibel: In sehr agilen Projekten kann ein Projekthandbuch zu starr sein und nicht genügend Raum für notwendige Anpassungen lassen.
• Veraltet: Wenn das Projekthandbuch nicht regelmäßig gepflegt wird, können die enthaltenen Informationen schnell veraltet sein.