Projektauftrag

Was ist ein Projektauftrag?

Der Projektauftrag (engl. Project Charter) ist ein formelles Dokument, das die Existenz eines Projekts offiziell bestätigt. Er ist ein zentraler Bestandteil des Umfangsmanagements und wird in der Regel von einem Manager einer höheren Ebene unterzeichnet. Durch den Projektauftrag wird der Projektleiter benannt, und häufig wird auch das Projektbudget freigegeben.

Der Projektauftrag geht über die bloße Benennung des Projektleiters hinaus. Er definiert die Ziele, Ressourcen, und Zeitrahmen des Projekts und stellt sicher, dass alle Beteiligten über die wesentlichen Projektparameter informiert sind. Die Inhalte des Projektauftrags können je nach Organisation und Projekt variieren, allerdings gibt es typische Bestandteile, die fast immer enthalten sind.

Merkmale eines Projektauftrags:

  • Formelle Bestätigung: Der Projektauftrag bestätigt offiziell die Existenz eines Projekts und gibt den Rahmen für die Durchführung vor.
  • Projektleiter und Ressourcen: Der Projektauftrag benennt den Projektleiter und die verfügbaren Ressourcen wie Budget und Team.
  • Projektziele und -umfang: Die Projektziele, der Unternehmensbedarf und der Projektumfang werden im Projektauftrag festgehalten.
  • Zeit und Budget: Der Projektzeitraum und das Budget sind ebenfalls entscheidende Bestandteile des Projektauftrags, die die Durchführung steuern.

Typische Inhalte eines Projektauftrags:

  1. Projektbezeichnung: Der Name des Projekts.
  2. Auftraggeber: Wer das Projekt initiiert und genehmigt (z.B. Geschäftsführung oder Abteilungsleitung).
  3. Projektbeginn und -ende: Die geplanten Start- und Endtermine des Projekts.
  4. Kurzbeschreibung, Unternehmensbedarf und Ziele: Eine kurze Zusammenfassung des Projekts und die Ziele, die damit verfolgt werden.
  5. Zielpriorität: Festlegung der Prioritäten (z.B. Scope zuerst, dann Zeit und Budget).
  6. Projektergebnisse: Die zu erwartenden Ergebnisse und Deliverables des Projekts.
  7. Projektbudget: Das für das Projekt freigegebene Budget.
  8. Projektleiter, evtl. Projektteam: Der benannte Projektleiter und ggf. die wichtigsten Teammitglieder.
  9. Annahmen und Beschränkungen, initial bekannte Risiken: Annahmen und potenzielle Risiken, die zu Beginn des Projekts bekannt sind.
  10. Ressourcenzuweisung: Eine Übersicht über die Zuweisung von Ressourcen wie Personal und Materialien.
  11. Terminvorgaben: Wichtige Meilensteine und Terminvorgaben während des Projekts.

Fiktives Beispiel für einen Projektauftrag:

Projekt: Entwicklung einer neuen mobilen App für das Unternehmen XYZ

  • Projektbezeichnung: Mobile App Entwicklung XYZ
  • Auftraggeber: Geschäftsführung der XYZ GmbH
  • Projektbeginn und -ende: Start am 01. Mai, geplantes Ende am 30. September
  • Kurzbeschreibung, Unternehmensbedarf und Ziele: Entwicklung einer benutzerfreundlichen mobilen App zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und Erhöhung der Marktpräsenz.
  • Zielpriorität: Scope: Die App muss alle definierten Funktionen erfüllen. Zeit: Fertigstellung innerhalb der Frist. Budget: 150.000 €.
  • Projektergebnisse: Eine funktionierende mobile App für Android und iOS, die alle geplanten Features enthält.
  • Projektbudget: 150.000 €
  • Projektleiter: Max Müller
  • Projektteam: Entwicklerteam, UX/UI Designer, Marketingabteilung
  • Annahmen und Beschränkungen, initial bekannte Risiken: Annahme, dass keine größeren Änderungen der Marktanforderungen während der Entwicklung eintreten; Risiken durch technische Herausforderungen bei der plattformübergreifenden Entwicklung.
  • Ressourcenzuweisung: Entwicklerteam mit 5 Personen, Marketingmitarbeiter für die App-Bewerbung
  • Terminvorgaben: Monatliche Meilensteine zur Fertigstellung der App-Module

Vorteile eines Projektauftrags:

  • Klarheit und Struktur: Der Projektauftrag sorgt für klare Kommunikation der Projektziele, Ressourcen und Verantwortlichkeiten.
  • Verantwortlichkeit: Der Projektleiter und alle Beteiligten haben eine eindeutige Verantwortung für ihre Aufgaben und Ressourcen.
  • Zielorientierung: Mit einem definierten Budget und klaren Zielvorgaben bleibt das Projekt fokussiert und kann erfolgreich abgeschlossen werden.
  • Vertragsrechtliche Bedeutung: In Fällen mit externen Dienstleistern wird der Projektauftrag oft durch einen Vertrag ersetzt, der spezifische rechtliche Rahmenbedingungen bietet.

Nachteile eines Projektauftrags:

  • Bürokratie und Formalität: Der Prozess der Erstellung und Genehmigung eines Projektauftrags kann zeitaufwendig und bürokratisch sein.
  • Unvollständigkeit: Bei umfangreichen Projekten oder unsicheren Anforderungen kann der Projektauftrag zu früh festgelegt werden, bevor alle Details geklärt sind.
  • Änderungsbedarf: Da der Projektauftrag zu Beginn festgelegt wird, können Änderungen oder Anpassungen während des Projekts notwendig werden, was zu Zusatzaufwänden führen kann.

Hier finden Sie eine Liste aller Ergebnistypen und Artefakte im IT-Projekt inkl. Vorlagen/Beispielen zum Download:https://pmqs.de/ergebnistypen-und-artefakte-im-it-projekt/