Was sind Lessons Learned?
Lessons Learned bezeichnet die systematische Sammlung und Auswertung von Erfahrungen und Hinweisen, die während eines Projekts gemacht werden. Diese gesammelten Informationen beinhalten sowohl positive als auch negative Erkenntnisse, Fehler, Risiken, und Erfolge, die für zukünftige Projekte nützlich sein können. Der Begriff wird sowohl im Projektmanagement als auch im Wissensmanagement verwendet und ist ein zentraler Bestandteil der Projekt-Retrospektive.
Merkmale von Lessons Learned:
- Systematische Sammlung: Lessons Learned sind strukturierte Sammlungen von Erfahrungen, die während eines Projekts gemacht werden, oft dokumentiert und bewertet.
- Fokus auf Verbesserung: Ziel ist es, aus Fehlern zu lernen, Erfolge zu wiederholen und wichtige Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu gewinnen.
- Dokumentation und Archivierung: Die gesammelten Lessons Learned werden häufig in einer Projektabschlussdokumentation festgehalten und gut zugänglich archiviert, um sie für die Vorbereitung ähnlicher Projekte zu nutzen.
- Vermeidung von Wiederholungen: Durch die Anwendung der Lessons Learned können ähnliche Fehler in zukünftigen Projekten vermieden und Prozesse optimiert werden.
Beispiel für Lessons Learned in einem Projekt:
In einem Softwareentwicklungsprojekt könnten die Lessons Learned folgende Punkte beinhalten:
- Erfolgreiche Methoden: Die Anwendung agiler Methoden hat das Projekt beschleunigt, da das Team regelmäßig Feedback erhielt und Anpassungen während der Entwicklung vornehmen konnte.
- Fehler: Es wurde festgestellt, dass die Testphase aufgrund unzureichender Anforderungsdefinitionen verzögert wurde, was zu einem späten Bugfixing führte. Künftig sollten detaillierte Anforderungen frühzeitig im Prozess gesammelt werden.
- Risiko: Ein wichtiger externer Partner hatte während der Entwicklungsphase begrenzte Ressourcen, was zu Verzögerungen führte. Für zukünftige Projekte sollte eine engere Kommunikation und Risikomanagement-Planung erfolgen.
- Verhaltens- und Beziehungsaspekte: Es gab wiederholt Missverständnisse zwischen der Entwicklungsabteilung und der Marketingabteilung hinsichtlich der Prioritäten. In zukünftigen Projekten könnte es hilfreich sein, regelmäßige interdisziplinäre Meetings einzuplanen, um die Kommunikation zu fördern.
Vorteile von Lessons Learned:
- Fehlervermeidung: Durch das Sammeln und Dokumentieren von Fehlern aus abgeschlossenen Projekten können diese Fehler in zukünftigen Projekten vermieden werden.
- Effizienzsteigerung: Die Wiederholung von bewährten Praktiken und Methoden aus erfolgreichen Projekten kann zu einer höheren Effizienz und einem besseren Projektergebnis führen.
- Verbesserung des Projektmanagements: Lessons Learned ermöglichen es einer Organisation, ihre Projektmanagementmethoden kontinuierlich zu verbessern und Best Practices zu etablieren.
- Erhöhung der Erfolgsquote: Durch die Nutzung der Erfahrungen aus vorherigen Projekten wird die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projekts in der Zukunft erhöht.
Nachteile von Lessons Learned:
- Subjektivität: Die Interpretation der Lessons Learned kann subjektiv sein und auf den Perspektiven einzelner Teammitglieder basieren. Es ist wichtig, die Erfahrungen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, um Verzerrungen zu vermeiden.
- Mangelnde Umsetzung: Wenn Lessons Learned nicht aktiv in zukünftige Projekte integriert werden, bleiben sie nur theoretisch und helfen nicht der praktischen Verbesserung.
- Ressourcenintensiv: Das Sammeln und Dokumentieren der Lessons Learned erfordert Zeit und Ressourcen. Es muss sichergestellt werden, dass dies nicht zu viel Aufwand wird, der das Projektteam von der eigentlichen Arbeit ablenkt.
Hinweise zur Praxis:
- Frühzeitige Implementierung: Es ist sinnvoll, bereits zu Beginn eines neuen Projekts die Beachtung der Lessons Learned aus vorangegangenen Projekten verbindlich vorzusehen. Dies hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
- Regelmäßige Reviews: Lessons Learned sollten regelmäßig in Projektmeetings und in der Projektplanung berücksichtigt werden. Eine kontinuierliche Evaluierung und Anpassung des Vorgehens ist wichtig.
- Dokumentationsplattformen nutzen: Es ist hilfreich, eine strukturierte Datenbank oder ein Wissensmanagementsystem zu nutzen, um Lessons Learned zu sammeln, zu organisieren und für zukünftige Projekte zugänglich zu machen.
- Einbindung aller Stakeholder: Alle relevanten Projektbeteiligten (Teammitglieder, Auftraggeber, externe Partner) sollten in den Prozess der Lessons Learned eingebunden werden, um eine umfassende Sammlung von Erfahrungen zu gewährleisten.
Unter pmqs.de/downloads finden Sie eine Demoagenda/Anleitung.