Lenkungsausschuss

Was ist ein Lenkungsausschuss?

Im Projektmanagement bezeichnet der Lenkungsausschuss das oberste beschlussfassende Gremium einer Projektorganisation. Er besteht aus Vertretern der wichtigsten Stakeholder des Projekts, mindestens jedoch aus dem Projektleiter und dem Geschäftsverantwortlichen. Der Lenkungsausschuss ist dafür verantwortlich, das Projekt zu steuern und zu lenken, insbesondere bei Planabweichungen oder kritischen Entscheidungen. Dies umfasst die Festlegung von Prioritäten (z. B. Zeit, Kosten, Scope, Personal) und die Genehmigung von Maßnahmen, um das Projekt in die richtige Richtung zu führen.

Merkmale des Lenkungsausschusses:

  • Oberste Entscheidungsinstanz: Der Lenkungsausschuss hat die Endverantwortung für das Projekt und trifft strategische Entscheidungen, die das gesamte Projekt betreffen.
  • Vertreter der Stakeholder: Der Ausschuss setzt sich aus Vertretern aller relevanten Stakeholder zusammen, die ein Interesse am Projektergebnis haben. Dies kann den Projektleiter, Fachbereichsleiter, Geschäftsführung und gegebenenfalls externe Partner oder Auftraggeber umfassen.
  • Fokus auf Zielpriorisierung: Der Lenkungsausschuss legt bei Planabweichungen fest, welche Ziele im Projekt Vorrang haben (z. B. Termineinhaltung, Kostenreduktion, Ausweitung des Scope oder Anpassung der Ressourcen).
  • Berichtswesen und Monitoring: Der Lenkungsausschuss wird regelmäßig über den Projektfortschritt und die aktuelle Situation des Projekts informiert, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Lenkungsausschusses:

  1. Strategische Entscheidungen treffen: Der Lenkungsausschuss entscheidet über grundlegende Projektstrategien, wie z. B. das Vorgehen bei Planabweichungen, die Umsetzung von Änderungen oder die Zieldefinition.
  2. Ressourcensteuerung und Priorisierung: Bei Ressourcenengpässen oder Planabweichungen entscheidet der Lenkungsausschuss, wie Ressourcen (z. B. Personal, Budget) neu verteilt oder angepasst werden müssen, um das Projekt auf Kurs zu halten.
  3. Überwachung des Projektfortschritts: Der Ausschuss sorgt dafür, dass der Projektfortschritt regelmäßig überwacht wird. Dies geschieht durch die Überprüfung von Meilensteinen und Berichten des Projektteams.
  4. Risikomanagement: Der Lenkungsausschuss ist auch verantwortlich für die Überwachung von Risiken und entscheidet über Notfallmaßnahmen oder Korrekturmaßnahmen, falls kritische Risiken oder Probleme auftreten.
  5. Kommunikation mit Stakeholdern: Der Ausschuss sorgt dafür, dass alle Stakeholder regelmäßig über den Status des Projekts informiert werden und ihre Interessen gewahrt bleiben.

Beispiel für die Aufgaben eines Lenkungsausschusses:

Ein Unternehmen führt ein IT-Projekt zur Implementierung eines neuen Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) durch. Der Lenkungsausschuss setzt sich aus dem Projektleiter, dem Chief Information Officer (CIO), dem Finanzdirektor, einem Vertreter der IT-Abteilung und einem externe Berater zusammen.

  1. Projektfortschritt überwachen: Der Lenkungsausschuss überprüft regelmäßig den Projektstatus und vergleicht diesen mit den ursprünglichen Zielen (z. B. Zeitplan, Budget).
  2. Planabweichungen managen: Wenn das Projekt hinter dem Zeitplan zurückliegt, entscheidet der Lenkungsausschuss, ob der Projektumfang reduziert werden soll, ob mehr Ressourcen bereitgestellt werden müssen oder ob der Zeitplan angepasst wird.
  3. Risikoanalyse und Steuerung: Der Lenkungsausschuss bewertet Risiken, wie z. B. Datenmigration oder Systemkompatibilität, und trifft Entscheidungen über Notfallmaßnahmen, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Vorteile des Lenkungsausschusses:

  • Strategische Ausrichtung: Der Lenkungsausschuss sorgt dafür, dass das Projekt jederzeit auf die strategischen Ziele des Unternehmens ausgerichtet bleibt und wichtige Entscheidungen auf einer höheren Managementebene getroffen werden.
  • Effektive Steuerung: Durch die klare Verantwortung und Entscheidungsfindung wird das Projekt effektiv gesteuert und auf Kurs gehalten, insbesondere bei Abweichungen.
  • Stakeholderbeteiligung: Der Lenkungsausschuss gewährleistet, dass alle relevanten Stakeholder eingebunden sind und ihre Interessen im Projekt berücksichtigt werden.
  • Transparenz und Kommunikation: Regelmäßige Berichtserstattung und Informationen an den Ausschuss fördern die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.

Nachteile des Lenkungsausschusses:

  • Bürokratie: Ein Lenkungsausschuss kann bürokratische Hürden aufwerfen, wenn Entscheidungen sehr langwierig sind oder nicht schnell genug getroffen werden.
  • Entscheidungsfindung kann langsamer sein: Da der Lenkungsausschuss oft aus mehreren beteiligten Parteien besteht, können Entscheidungen aufgrund unterschiedlicher Interessen oder priorisierter Ziele langsamer getroffen werden.
  • Übermäßiger Einfluss: Wenn der Lenkungsausschuss zu stark in die Tagesarbeit des Projekts eingreift, kann dies zu Übersteuerung und mangelnder Autonomie des Projektteams führen.

Hinweise zur Praxis:

  • Klare Definition der Rollen: Die Mitglieder des Lenkungsausschusses sollten klare Rollen und Verantwortlichkeiten haben, um effektive Entscheidungen zu treffen.
  • Regelmäßige Meetings: Es sollte regelmäßige Meetings oder Statusberichte geben, damit der Lenkungsausschuss immer über den aktuellen Stand des Projekts informiert ist und rechtzeitig eingreifen kann.
  • Effiziente Entscheidungsfindung: Um Bürokratie zu vermeiden, sollten klare Prozesse zur Entscheidungsfindung und Priorisierung im Lenkungsausschuss definiert werden.