Was ist eine Ablauforganisation?

Die Ablauforganisation beschreibt die zeitliche und räumliche Strukturierung von Arbeits- und Geschäftsprozessen innerhalb einer Organisation. Sie legt fest, wann, wo, wie und durch wen bestimmte Aufgaben ausgeführt werden, und berücksichtigt dabei den Einsatz von Sachmitteln. Im Gegensatz dazu definiert die Aufbauorganisation die hierarchische Struktur (z. B. Abteilungen, Stellen), während die Ablauforganisation den tatsächlichen Ablauf der Arbeit regelt. Beide Konzepte greifen ineinander: Aufbauorganisation schafft die organisatorischen Einheiten, Ablauforganisation bestimmt deren Zusammenarbeit im Prozess.

Merkmale

• Fokus auf Prozesse, Abläufe und deren Optimierung
• Ziel: Effizienz, Qualität und klare Verantwortlichkeiten
• Betrachtung von Zeit (Reihenfolge, Dauer), Raum (Standorte, Arbeitsplätze), Personen (Zuständigkeiten) und Sachmitteln (Werkzeuge, IT-Systeme)
• Darstellung oft in Form von Prozessdiagrammen, Flussdiagrammen oder Swimlanes

Beispiel
In einem Softwareentwicklungsprojekt legt die Aufbauorganisation fest, dass es ein Entwicklerteam, ein Testteam und ein Projektmanagementteam gibt. Die Ablauforganisation regelt dann den Ablauf:

1. Entwickler erstellen einen Code-Stand.
2. Nach Fertigstellung wird der Code an das Testteam übergeben.
3. Tester prüfen die Funktionalität anhand definierter Testfälle.
4. Fehlerberichte gehen zurück an die Entwickler.
5. Nach Korrektur erfolgt erneut ein Test, bis Freigabe durch das Projektmanagement erteilt wird.

Hinweise für die Praxis

Abstimmung mit der Aufbauorganisation ist notwendig, damit Zuständigkeiten und Abläufe übereinstimmen.

Abläufe sollten visuell modelliert werden (z. B. BPMN, Swimlane-Diagramme), um Transparenz zu schaffen.

Prozessdokumentation erleichtert Schulungen, Qualitätssicherung und Zertifizierungen (z. B. ISO 9001).

Engpässe lassen sich durch Prozessanalyse erkennen und beheben (z. B. Bottleneck im Freigabeprozess).