Stakeholder eines Projektes sind alle Personen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind.

Man unterscheidet aktive und passive Stakeholder. Aktive Stakeholder arbeiten direkt am Projekt mit (z. B. Teammitglieder) oder sind direkt vom Projekt betroffen (z. B. Kunden, Lieferanten, Unternehmensleitung). Üblicherweise werden aktive Stakeholder nach folgenden Gruppen in der Projektumfeldanalyse strukturiert:

* Projektleiter
* Projektmitarbeiter (Kernteam und erweitertes Projektteam)
* Kunden / Benutzer
* Auftraggeber
* Sponsor / Machtpromotor / Fachpromotor

Passive Stakeholder sind von der Projektdurchführung oder den Projektauswirkungen nur indirekt betroffen (z. B. Interessenvertretungen, Anrainer bei einem Bauprojekt, Familienmitglieder der Projektmitarbeiter, Verbände, etc.).

Die Unterscheidung in aktive/passive Stakeholder dient der Strukturierung der verschiedenen Stakeholder und unterstützt damit den Identifikationsprozess. Anschließend wird die Wichtigkeit für das Projekt über die Stakeholderanalyse bestimmt. Dabei werden die Faktoren

* Einfluss auf das Projekt (Macht)
* Einstellung zum Projekt (Ziele)

untersucht. Das Ergebnis der Stakeholderanalyse ist der Grundstein für den Kommunikationsplan.