Was ist ein Business Case?

Ein Business Case ist eine detaillierte Darstellung der prognostizierten finanziellen und nicht-finanziellen Konsequenzen einer Entscheidung oder Handlung. Er vergleicht verschiedene Handlungsoptionen, wobei der Status quo in der Regel als eine Option betrachtet wird. Der Business Case dient als Entscheidungshilfe, indem er den Nutzen, die Kosten, Risiken und potenziellen Return on Investment (ROI) eines Projekts oder einer Investition aufzeigt. In vielen Unternehmen ist die Erstellung eines Business Case unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ressourcen effizient auf die erfolgversprechendsten Projekte verteilt werden.

Merkmale

• Beinhaltet eine umfassende Kosten-Nutzen-Analyse
• Vergleicht verschiedene Handlungsoptionen, wobei der Status quo als eine mögliche Variante mit bewertet wird
• Wird oft als Grundlage für Investitionsentscheidungen genutzt
• Berücksichtigt sowohl finanzielle als auch nicht-finanzielle Auswirkungen (z. B. strategische Vorteile, Marktwachstum, Mitarbeiterzufriedenheit)
• Dient der effizienten Ressourcenallokation und Risikominimierung

Beispiel
Ein Unternehmen erwägt die Einführung einer neuen Softwarelösung für das Finanzmanagement. Der Business Case für dieses Projekt könnte folgende Aspekte enthalten:

• Kosten: Anschaffungs- und Implementierungskosten der Software, Schulung der Mitarbeiter
• Nutzen: Zeitersparnis durch Automatisierung, Reduzierung der Fehlerquote, verbesserte Reporting-Möglichkeiten
• Risiken: Mögliche technische Probleme bei der Integration mit bestehenden Systemen, Widerstand der Mitarbeiter gegen die neue Lösung
• Return on Investment (ROI): Prognose, dass die Software nach zwei Jahren einen ROI von 150 % erzielt

Hinweise für die Praxis

• Kosten-Nutzen-Analyse: Die Analyse sollte alle relevanten Kosten (z. B. Initialkosten, laufende Betriebskosten) sowie den Nutzen (z. B. Einsparungen, Umsatzsteigerungen) detailliert darlegen.
• Wirtschaftlichkeitsrechnung: Eine klare Wirtschaftlichkeitsrechnung ermöglicht es, den ROI, Break-even-Punkt und andere Kennzahlen wie NPV (Net Present Value) oder IRR (Internal Rate of Return) zu berechnen.
• Risikoanalyse: Ein Business Case sollte auch mögliche Risiken und Unsicherheiten berücksichtigen, etwa durch Szenarioanalysen oder Sensitivitätsanalysen, um die Auswirkungen von Unsicherheiten zu verstehen.
• Absolute vs. relative Betrachtung: Je nach Projekttyp und verfügbaren Daten kann entweder die absolute oder die relative Betrachtungsweise angewendet werden. Bei Erweiterungsprojekten ist oft die relative Betrachtungsweise sinnvoll, da nur die Mehrkosten und der zusätzliche Nutzen bewertet werden müssen.

Unterschied Business Case vs. Business Plan
Ein Business Case bewertet spezifische Projekte oder Investitionen und deren Ziele, während ein Business Plan die langfristigen Unternehmensziele und die Strategie zur Erreichung dieser Ziele beschreibt.

Hier finden Sie eine Liste aller Ergebnistypen und Artefakte im IT-Projekt inkl. Vorlagen/Beispielen zum Download:
https://pmqs.de/ergebnistypen-und-artefakte-im-it-projekt/