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Prozessgruppe Initiierung

In der Prozessgruppe Initiierung steht der Initiierungsprozess. Er wird zum Projektstart und dann wieder zum Start jeder Projektphase durchlaufen.
Wichtige Ziele der Initiierung sind:

 

  • Verteilung der notwendigen Informationen, damit wir von Anfang an effektiv/effizient arbeiten
  • Nachlässigkeiten in frühen Projektphasen führen später zu (teuren) Schwierigkeiten, daher werden die Ziele und die Arbeitsweise der jeweiligen Projektphase geklärt
  • Die Informationen über das Projekt werden ausgetauscht und unter den Stakeholdern angeglichen
  • Das Projekt, bzw. die nächste Projektphase wird in allen Teilen und Zusammenhängen betrachtet (nicht in allen Details)

 

Es soll eine Übereinstimmung aller Beteiligten zu allen Fragen möglichst früh erreicht werden.
Wie bei allen Prozessgruppen wiederholen sich die Prozesse und interagieren miteinander. Die sequentielle Darstellung ist eine Vereinfachung.

 

Prozessgruppe Ausführung

 

Unter Ausführung versteht man die Koordination der Mitarbeiter und anderer Ressourcen und deren Zuordnung zu den Vorgängen im Projektplan, damit das Projektziel erreicht wird. Hierzu gehören Prozesse, wie die Arbeitspaketfreigabe.
Unterstützt wird die Ausführung von Hilfsprozessen, wie Qualitätssicherung, Informationswesen, Teamentwicklung oder Lieferantenauswahl, usw

 

Prozessgruppe Planung

Unter Planung werden alle Prozessschritte zur Planung des Projekts oder zur Detailierung der jeweilig Projektphase zusammengefasst. Ggf. werden Handlungsalternativen geprüft und ausgewählt.
Die wichtigsten Projektmanagementprozesse in der Prozessgruppe Planung sind:

 

  • Planung Inhalt und Umfang
  • Definition Inhalt und Umfang
  • Definition der Vorgänge
  • Festlegen der Vorgangsfolgen
  • Einsatzmittelbedarfsplanung
  • Schätzung der Vorgangsdauern
  • Kostenschätzung
  • Risikomanagementplanung
  • Entwicklung des Terminplans
  • Kostenplanung
  • Zusammenstellung des Projektplans

 

Hierzu gibt es noch eine Reihe von Hilfsprozessen, wie Qualitätsplanung, Beschaffungsplanung, usw.

 

Da wir allen Aktivitäten der Qualitätssicherung ein hohes Maß an Bedeutung beimessen, wärend hier beispielsweise die Qualitätsplanung als Hilfsprozess genannt wird haben wir bei pmqs.de einen eigenen Abschnitt Qualitätssicherung geschaffen, um eben diese Bedeutung zu betonen.

Prozessgruppe Steuerung

Diese Prozessgruppe beschäftigt sich mit der kontinuierlichen Überwachung der Zielerreichung im Projekt. Interessanterweise wäre das englischsprachige "control processes" in der deutschen PMBOK Guide version Besser als "Kontrolle" anstatt als Steuerung übersetzt worden. (Was wörtlich gesehen natürlich falsch gewesen wäre.) In der Prozessgruppe Steuerung gibt es zwei Hauptprozesse:

 

  • Berichtswesen, zur Sammlung und Verteilung (Stakeholderorientierung!) der Projektleistung und
  • die integrierte Änderungssteuerung, um die Änderungen zu koordinieren (im deutschsprachigen Raum auch bekannt als Change Request Prozess)

 

Die Hauptprozesse werden durch eine Vielzahl von Hilfsprozessen unterstützt; dazu gehören Abnahmeprozesse für Anforderungen und andere Ergebnistypen, Änderungsüberwachung (Change Request Management), Termin- und Kostensteuerung und Risikoüberwachung.

Prozessgruppe Abschluss

Die abschließenden Prozesse beschäftigen sich mit

 

  • Vertragsbeendigung und
  • dem administrativen Abschluss des Projekts.

 

Bei ersterem muss dafür gesorgt werden, dass die Abnahme des Projektprodukts erfolgt und die Verträge ordentlich beendet werden können und bezahlt werden, usw. werden.

 

Bbeim administrativen Abschluss geht es um die interne Beendigung des Projekts im Unternehmen. Hierzu gehören Abschlussbericht, Lessons Learned Workshops und - nach PMI ganz wichtig - die Befüllung der "Datenbank mit historischen Projektdaten", um das erworbe Wissen auch zukünftigen Projekten (und Projektmanagern) zur Verfügung zu stellen.

 

Zusammenfassung

Das PMI Projektmanagementsystem strukturiert sich nach fünf Prozessgruppen

 

  • Initiierung,
  • Planung,
  • Steuerung/Kontrolle,
  • Ausführung und
  • Abschluss.

 

Sie werden jeweils für das Gesamtprojekt und für jede wesentliche Projektphase mehr oder minder vollständig durchlaufen werden.

 

 


Die Einzelprozesse der fünf Prozessgruppen werden im PMBOK Guide (A Guide to the Projectmanagement Body of Knowledge) erläutert. Dabei werden jeweils Eingangsdokumente, Methoden und Werkzeuge und die Ergebnisse beschrieben.
Die Einzelprozesse können den neun Wissensgebieten zugeordnet werden, die im folgenden beschrieben werden. Da im PMBOK Guide die meisten Werkzeuge nur genannt, aber nicht näher beschrieben werden, besteht die Notwendigkeit sein Methodenwissen aus zusätzlichen Quellen zu speisen.

Zu den Projektmanagementprozessen, die der Projektmanager kennen sollte, gibt es folgende Literatur.