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Überblick

 

Im Projekt gibt es eine Vielzahl von schriftlicher Kommunikation. Auf der einen Seite die regulären Arbeitsergebnisse des Projekts, auf der anderen Seite Projektmanagementkommunikation wie Abstimmungs-Emails, Protokolle, Statusreports oder Präsentationen, usw.

 

Effektives Schreiben im Projekt bedeutet, dass Ihre Schriftstücke das gewünschte Ziel erreichen. Das Schreiben im Projekt unterscheidet sich im Wesen natürlich nicht von anderer Geschäftskommunikation, vielleicht stellt es jedoch durch die jeweiligen Rahmenbedingungen einen Spezialfall dar.

 

Dazu gehören beispielsweise:

 

  • Sender und Empfänger stehen vielleicht gerade unter besonderem Stress.
  • Projektorganisation ist ein Mittel um Veränderungen zu erreichen, welche in der Linienorganisation so nicht erreichbar sind. Als Folge ändern sich die Kommunikationswege durch die Organisation. Dies kann zu Fehlkommunikation führen, wenn der verwendete Wortschatz unterschiedlich ist.
  • Aus derselben Situation heraus, kann außerdem das Hintergrundwissen zum Thema höchst unterschiedlich sein. Daher ist vorher zu prüfen ob der Empfänger das nötige Hintergrundwissen zum Thema hat.
  • Ein Projekt erzeugt Veränderungen im Unternehmen. Veränderungen lösen bei vielen Menschen Ängste aus. Wird eine Nachricht mit „Angst im Nacken“ empfangen, wird sie leicht falsch verstanden. Der Empfänger legt alles „auf die Goldwaage“.

 

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Projektkommunikation oft unter „erschwerten Bedingungen“ stattfindet.

 

Im Gegensatz zu literarischen Werken oder einem Informationstext (wie dieses Dokument), sollte die schriftliche Kommunikation möglichst klar und zielgerichtet sein.

 

Daher sollte beim Verfassen von schriftlicher Projektkommunikation eine besondere Sorgfalt walten. Die folgenden Informationen sollen dabei unterstützen die Sensibilität gegenüber diesem Thema zu erhöhen und dabei möglichst konkrete Handlungsanweisungen für genau diese Art von Dokumenten zu geben.

 

Die folgenden Themen werden behandelt:

 

  • Strategisch Schreiben indem vorher wichtige Fragen zu Publikum, Zweck, Glaubwürdigkeit, Kontext beantwortet werden.
  • Texte klar und präzise schreiben.
  • Dokumente logisch und konsistent schreiben
  • Konzeptionell gleichartig schreiben.
  • Grafiken und optische Hervorhebungen richtig verwenden.

 

Zusätzlich sollten Sie immer Tonfall und Stil angemessen wählen und Texte so lange und so oft Korrektur lesen (lassen), bis der Text mit hoher Sicherheit grammatikalisch und orthographisch korrekt ist.